Normen-Management der Stadt Wien

Normen professionell nutzen, sich gezielt an der Normung beteiligen

Wien betreibt professionelles Normenmanagement. Die strategische Umsetzung liegt im Verantwortungsbereich von Senatsrat Dipl.-Ing. Bernhard Jarolim und Techn. Oberamtsrat Ing. Christian Medits die im Geschäftsbereich Bauten und Technik, Stadtbaudirektion in der Magistratsdirektion der Stadt Wien tätig sind. Für die operative Beschaffung von Normen und die laufende Betreuung von 'effects 2.0' ist Martina Lindtner von der Magistratsabteilung 25, Stadterneuerung und Prüfstelle für Wohnhäuser, zuständig. Eine echte Erfolgsgeschichte – gelungen nicht zuletzt durch die erfolgreiche Kooperation mit Austrian Standards.

Das Wiener Stadtgebiet erstreckt sich über eine Fläche von 415 km2. Die mehr als 1,85 Millionen Einwohner erwirtschaften rund ein Viertel der Wirtschaftsleistung Österreichs. Sie leben und arbeiten dabei in mehr als zwei Millionen Gebäuden. Für ihre Mobilität steht ein Straßennetz von 2 800 Kilometern Länge zur Verfügung. Allein die Wiener Linien befördern täglich 2,5 Millionen Fahrgäste. Und Wien ist laut aktueller Mercer-Studie die lebenswerteste Stadt der Welt.

Wiener Rathaus vom Burgtheater
Credit: Schaub-Walzer / PID

Wie das geht, weiß man in der Magistratsdirektion der Stadt Wien. "Wien ist eine Metropole, die wächst – und damit wachsen natürlich auch die kommunalen Aufgaben", erklärt Stadtbaudirektorin Dipl.-Ing. Brigitte Jilka, MBA. "Zur Bewältigung dieser Herausforderungen muss die Stadt viele Normen kennen und berücksichtigen. Damit den Expertinnen und Experten in den verschiedenen Magistratsabteilungen zuverlässig die gültigen Regelwerke zur Verfügung stehen, ist ein professionelles Normenmanagement unerlässlich. Gemeinsam mit Austrian Standards haben wir für die Stadt Wien eine Lösung entwickelt, die unseren komplexen Anforderungen optimal gerecht wird."

Große Bandbreite an Aufgaben

Die Anforderungen haben eine beachtliche Bandbreite. Sie reichen von der Ausstellung von Fahrradausweisen für Kinder bis zur Baubewilligung für das höchste Gebäude Österreichs, den 250 Metern hohen DC Tower 1 in Wien-Donaustadt. "Im Wiener Magistrat benötigen an die 10 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einsicht in aktuelle Normen", erklärt Senatsrat Dipl.-Ing. Bernhard Jarolim, Leiter des Kompetenzzentrum Bauforschung, Regulative Bau, Ingenieurservices, Normen (KBI) in der Magistratsdirektion – Geschäftsbereich Bauten und Technik (Stadtbaudirektion). "Die Stadt Wien stellt im Rahmen ihrer kommunalen Aufgaben Tausende Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Und egal, ob es sich um Begutachtungs- und Bewilligungsverfahren handelt oder um Anschaffungen im medizinischen Bereich oder um die Ausrüstung der Feuerwehr – Normen spielen überall eine wichtige Rolle."

Zur Bewältigung ihrer Aufgaben ist die Stadtbaudirektion in die fünf Kompetenzzentren unterteilt. "Aktuell gibt es etwa 25 000 gültige Normen, rund die Hälfte davon ist für den kommunalen Bereich relevant", weiß Ing. Christian Medits. Das Normenmanagement der Stadt Wien hat für ihn zahlreiche Vorteile. "Normen sind wichtige Grundlagen sowohl für behördliche Verfahren als auch für Beschaffungsprozesse. Egal, ob es sich um Auflagen, Gutachten, Bescheide oder Ausschreibungen und Vergaben handelt. Mit Normen lassen sich Leistungen exakt und fachlich korrekt beschreiben. Dazu kommt die Sicherheit, dass man sich immer am aktuellen Stand befindet. Mit unserer 'effects 2.0'-Lösung von Austrian Standards können alle Kolleginnen und Kollegen auf alle gültigen ÖNORMEN, die sie für ihre Arbeit brauchen, zugreifen. Einfach, schnell und unbürokratisch."

Praxisgerecht und erweiterbar

Sollte ein Regelwerk (noch) nicht als nationale Norm vorliegen, so lassen sich auch Normen aus anderen Ländern problemlos integrieren. Für die operative Beschaffung der Normen bei Austrian Standards ist Martina Lindtner von der Magistratsabteilung 25 verantwortlich. Die Magistratsabteilung 25 ist auch Ansprechpartnerin für alle Benutzerfragen im Zusammenhang mit 'effects 2.0'. "Seit wir die benötigten Normen mit 'effects 2.0' professionell organisieren und verwalten, ist die Zufriedenheit deutlich gestiegen. Nachdem ich neuen Usern die Anwendung erklärt habe, höre ich in der Regel nur mehr Lob und Erstaunen darüber, wie einfach das ist", sagt Lindtner.

Wissen managen

Die Stadt Wien nutzt ihr Normenmanagement auch für die koordinierte Beteiligung an der Entwicklung von Normen bei Austrian Standards. "Im Rahmen der laufenden Tätigkeiten sehen wir uns an, welche Themen und Bereiche für die Stadt Wien aktuell bzw. relevant bearbeitet werden und wo wir uns aktiv in die Normung einbringen können", sagt Christian Medits, der selbst in einer Arbeitsgruppe aktiv ist. Bernhard Jarolim berichtet: "Bereits jetzt werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Wien, die in Normungsgremien mitarbeiten, in einer im Intranet abrufbaren Datenbank erfasst. Damit sind die rund 220 Expertinnen und Experten sichtbar, die aktuell in den Gremien der Normung aktiv sind. Im Intranet sind diese Informationen allen zigtausend Angestellten der Stadt Wien, also den Normanwenderinnen und Normanwendern, vor Ort‘ zugänglich. Somit weiß praktisch, die ganze Stadt‘, welches Komitee für welche Normen zuständig ist und wer dort seitens der Stadt mitarbeitet. Bei diesen Personen können somit Details erfragt, Anliegen eingebracht und Verbesserungen vorgeschlagen werden. Eine zusätzliche Form der internen Vernetzung, die der Effizienz und Ergebnisqualität zugutekommt."

Know-how teilen

Die Motivation für die Beteiligung an der Normung liegt auch im Wunsch, die Expertise der Stadt Wien einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. "Unsere Fachleute haben in ihren Bereichen exzellente Kenntnisse. Dadurch, dass Wien Bundeshauptstadt, Bundesland und Gemeinde zugleich ist, verfügen wir über viele Erfahrungen, von denen andere profitieren können. Wenn unsere Expertinnen und Experten sich also in den Normungsgremien engagieren, vertreten sie nicht nur die Stadt Wien und ihre Interessen. Sie bringen ihr oft einzigartiges Wissen in den Normungsprozess ein und helfen so mit, den Output und die Qualität der jeweiligen Komitees zu steigern", fasst Senatsrat Bernhard Jarolim das Engagement der Stadt Wien zusammen.

Strategische Überlegungen

Den diesbezüglichen Aktivitäten der Stadt Wien liegen natürlich auch strategische Überlegungen zugrunde. Bereichsleiter Senatsrat Mag. Richard Gauss (Geschäftsgruppe Soziales, Gesundheit und Sport): "Normen definieren die Rahmenbedingungen unserer täglichen Arbeit – von den Hygienebestimmungen und der Lüftungstechnik im OP über die Errichtung von Pflegewohnheimen bis zum Betrieb betreuter Wohnungen. Bei der Schaffung und Anwendung von Normen gilt es für uns, die richtige Balance zwischen Qualität, Sicherheit und Innovation einerseits und Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit andererseits zu finden. Mit Hilfe des von uns installierten strategischen Normenmanagements können wir aktiv mitgestalten und unsere Interessen effektiv koordinieren und vertreten."

Autor: Herbert Hirner

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