Leonding managt Projekte auf höchstem Standard

Bürgermeister Walter Brunner
Credit: Stadtgemeinde Leonding
Stadtamtsdirektor MMag. Heinz Bindeus
Credit: Stadtgemeinde Leonding

Oberösterreich: als erste Stadt Österreichs setzt Leonding auf professionelles Projektmanagement nach ÖNORM ISO 21500.

In der Stadt Leonding ist projektorientiertes Arbeiten seit langem Standard. Die Anforderungen an die Verwaltung steigen ständig und somit auch Anzahl und Komplexität der abzuwickelnden Projekte. Die bisher gültigen Maßstäbe der Projektabwicklung sollten daher überarbeitet und an die vielschichtigen Herausforderungen angepasst und zukunftsfähig gemacht werden.

"Wir standen vor der Herausforderung, immer mehr Projekte, die noch dazu in Umfang und Komplexität sehr unterschiedlich waren, optimal zu managen. Wichtig war uns auch, alle Mitarbeitenden auf den gleichen Kenntnisstand im Projektmanagement zu bringen und ein einheitliches Projektmanagement-Tool zur Verfügung zu haben", beschreibt Mag. Walter Brunner, Bürgermeister der mit 28.000 Einwohnern viertgrößten Stadt in Oberösterreich, die Situation.

"Die Zielsetzung war auch, die gewohnt hohe Servicequalität für unsere Bürgerinnen und Bürger bei weitgehender Kostenneutralität zu garantieren" ergänzt Stadtamtsdirektor MMag. Heinz Bindeus.

Helmut Berger
Credit: csi / CONSIM International, 2013

Professionelles Management für alle Projekte

Unter diesen Voraussetzungen sollte auf Basis des vorhandenen Modells ein noch professionelleres Projektmanagement für alle Projekte der Stadt entwickelt werden. Dazu braucht es einheitliche Standards. Für die Umsetzung suchte man daher einen geeigneten Partner und fand ihn mit dem Projektmanagement-Experten Dipl.-Ing. Helmut Berger. Der Österreich-Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmen CONSIM International kann auf langjährige praktische Erfahrung verweisen, ist österreichischer Delegierter im internationalen Komitee ISO/TC 258  "Project, programme and portfolio management" und hat an der ÖNORM ISO 21500 mitgearbeitet.

Dynamische Stadt mit vielfältigen Aufgaben

"Ich unterbreitete den Vorschlag, das Projektmanagement entsprechend der eben erschienen Leitlinie nach ÖNORM ISO 21500 aufzusetzen. Der Aufwand für die Einführung eines normkonformen Projektmanagements lohnt sich auf jeden Fall, und er ist weder mit zu hohen formalen Anforderungen noch mit hohen Kosten verbunden", erklärt Berger. Wie alle Regelwerke dokumentiert die ÖNORM ISO 21500 "Leitlinien Projektmanagement" den aktuellen Stand der Technik und Wirtschaft und bietet gesichertes Fachwissen. "Themen und Inhalte der Projekte einer dynamischen Stadt wie Leonding sind sehr vielfältig. Sie reichen von Bauvorhaben und sozialen Einrichtungen über IT-Infrastrukturlösungen bis hin zu Kulturveranstaltungen. Aber so speziell die einzelnen Projekte auch sind: Mir war wichtig, dass Konsens über die Ziele herrscht, und zu vermitteln, dass Projektmanagement nur dann einen Mehrwert bringt, wenn Produktprozesse damit gut gesteuert werden", sagt Berger.

Geeignete Tools, gemeinsames Bild

Dazu vermittelte der Experte in Workshops Informationen zur Norm und zum Thema Projektmanagement. Er stellte dort geeignete Projektmanagement-Tools vor und erarbeitete gemeinsam mit den Führungskräften der Stadtverwaltung einfache Vorgehensweisen. So kamen etwa Projekt-Umwelt-Analyse oder Projektstrukturplan zum Einsatz, um die komplexen Bedingungen der unterschiedlichen Projekte transparent zu machen. Durchaus erwünschter Nebeneffekt: Durch die gemeinsame Bearbeitung entstand ein gemeinsames Bild aller Beteiligten. Für Projektmanager Berger ein wichtiger Punkt: "Es ist essentiell, dass die Bedingungen von allen Beteiligten gleich gesehen werden. Das Wichtigste ist das Bewusstsein, dass es unterschiedliche Wahrnehmungen gibt und dass es notwendig ist, diese bewusst zu machen, zu diskutieren und dann daraus eine gemeinsame Qualität herzustellen. Die Problemstellungen von Projekten sind ja teilweise sehr unterschiedlich. Aber die Methoden, wie man Problemen vorbeugen kann, sind meistens sehr ähnlich".

Pilotprojekt bereits gestartet

Die Workshops thematisierten natürlich auch die klassischen Projektmanagement-Themen, wie Rollen und Rollenklarheit, Prozesse, Werkzeuge und Projektcontrolling. Mit Jahresende 2013 wurde das Projekthandbuch fertiggestellt, und Anfang 2014 startete mit der Gründung der Leondinger Veranstaltungs- und Kulturservice GmbH ein Pilotprojekt, das im Sommer abgeschlossen sein wird.

Auftraggeber profitieren

Für Bürgermeister Brunner und Stadtamtsdirektor Bindeus war die Einführung des Projektmanagements nach Norm jedenfalls die richtige Entscheidung: "Mit dem Projektmanagementsystem nach ÖNORM ISO 21500 haben wir nicht nur das Management unserer Prozesse in der Verwaltung professionalisiert, sondern konnten auch die Zusammenarbeit der Fachabteilungen stärken und damit die Effizienz in der Durchführung steigern. Mit dem von uns definierten organisierten Projektabschluss wollen wir sicherstellen, dass die Erfahrungen aus einem Projekt auch Personen in der Verwaltung nützen, die an dem konkreten Projekt nicht beteiligt waren." Auch Projektmanagement-Experte Berger ist mit dem Ergebnis zufrieden: "Die Stadtverwaltung von Leonding war bei der Einführung des Projektmanagements eine vorbildliche Auftraggeberin. Neben der transparenten Kommunikation innerhalb der Organisation via Intranet hat auch das Projektmarketing nach außen toll funktioniert."

Stadtplatz Rathaus Leonding
Credit: Stadtgemeinde Leonding

Leonding

Leonding ist mit 28.000 Einwohnern die viertgrößte Stadt in Oberösterreich. Die kommunale Verwaltung, die zu den modernsten des Landes zählt, hat laufend Projekte unterschiedlichster Komplexität zu managen. 2013 hat Leonding dazu als erste Gemeinde Österreichs ein professionelles Projektmanagement nach ÖNORM ISO 21500 "Leitlinien Projektmanagement" eingeführt.

CONSIM International

Der zertifizierte Projektmanagement-Experte HELMUT BERGER hat die Stadtverwaltung Leonding bei der Implementierung unterstützt. Der Österreich-Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmen CONSIM International ist Mitglied in der Interessensvertretung Projekt Management Austria (PMA) und war als österreichischer Delegierter an der Entwicklung der ISO ÖNORM ISO 21500 beteiligt.

Autor: Herbert Hirner