Effektiv im Spital

Wie Online-Normenmanagement Zeit und Geld spart

Zehn Standorte, 9.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ein Normungsbeauftragter, der pro Monat neben seinen eigentlichen Aufgaben im Unternehmen, fünf bis sieben Stunden Zeit investiert:
Die OÖ. Gesundheits- und Spitals-AG (kurz: gespag) ist mit den effect-Diensten von Austrian Standards jederzeit mit wenigen Klicks auf dem neuesten Stand der Normung

Operationssaal
Credit: gespag

Mit einem Marktanteil von rund 45 Prozent ist die gespag Oberösterreichs größter Krankenhausträger und betreibt acht Allgemeine Krankenhäuser und zwei Sonderkrankenhäuser. Eine Vielzahl an Normen ist dabei zu beachten. Alle Dokumente müssen immer auf dem jeweils aktuellen Stand sein. Die gespag hat sich deshalb für die "effects"-Dienste der Austrian Standards entschieden.

Ein Pionieranwender dieses neuen Services ist Dipl.-HTL-Ing. Dipl.-Ing. (FH) Karl Müller, zuständig als Bauherrenvertreter für die Realisierung von Projekten der Haus- und Elektrotechnik sowie Verpflegungstechnik.

Der Wunsch war, den gesamten Normenbestand zentral zu verwalten und automatisch über Neuerungen, geänderte oder ergänzte Norm-Dokumente informiert zu werden.

Säuglingspflege
Credit: gespag

Ein wichtiges Entscheidungskriterium waren dabei die Kosten. Zuvor verwalteten die Häuser ihre Normen unabhängig voneinander. Bei rund 2 500 Dokumenten war es schwierig und zeitaufwändig, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es kam zu Unklarheiten und Mehrfachkäufen. Letzteres vor allem deswegen, weil bei unterschiedlichen Einkäufern das Nutzungsrecht nicht übertragen werden konnte.

Das ist mit den effect-Diensten nun wesentlich vereinfacht worden. Alle zehn Krankenanstalten sind unter einem virtuellen Dach versammelt. Rund 120 Personen – Führungskräfte aus den unterschiedlichsten Fachbereichen – haben Zugriff auf die Plattform und melden auch, ob sie weitere Normen brauchen, was sie als Experten oft besser einschätzen können als die Zentrale.

rankenzimmer mit Arzt-Visite
Credit: gespag

Die Umstellung entwickelte sich Schritt für Schritt. Nach Verhandlungen mit Austrian Standards über Umfang und Lizenzbedingungen wurde genau überlegt, welche Normen in allen Anstalten unbedingt benötigt werden.
Begonnen wurde mit einem Portfolio von 1 500 Normen, das laufend erweitert wird. Karl Müller rückblickend: "Die Implementierung und die Erstanschaffung war ein erheblicher  finanzieller Aufwand. Man dürfe jedoch nicht vergessen, dass sich in weiterer Folge die Kosten amortisieren, da andere Faktoren wegfallen."

Mit der Bedienung ist er sehr zufrieden: "Es funktioniert selbsterklärend. Auch neue User finden sich rasch zurecht. Bis jetzt hatte ich kaum Rückfragen."

Mit dem flexiblen Berechtigungssystem lässt sich alles gut organisieren und überblicken. Ein wichtiger Aspekt ist die automatische Aktualisierung des gesamten Bestands. Veraltete Dokumente gehören der Vergangenheit an. Der Zugriff  auf neue Bestellungen erfolgt sehr schnell und somit kann die Norm für den Anwender in kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Damit das System auch für alle User wirklich funktioniert, ist es notwendig, den User in kürzester Zeit mit der gewünschten Norm zu versorgen.

Karl Müller / gespag
Credit: AS prm

Rückmeldungen von den Kunden, wie der gespag, fließen in die Weiterentwicklung der effect-Dienste ein. Karl Müller hat noch ein paar Punkte auf der Wunschliste:

"Manchmal recherchieren die Kollegen nicht sorgfältig und wollen eine Norm bestellen, die eigentlich bereits vorhanden ist – da wäre eine Art Alert hilfreich. Und eine Zugriffsstatistik wäre wichtig für das interne Controlling." Eine automatische Warnung bei eventuellen Doppelbestellungen wäre zudem sinnvoll und könnte den Aufwand der Recherchen bei Bestellungen verkürzen.

Gerald Hinterberger, Kundenberater von Austrian Standards plus, der die effect-Dienste maßgeschneidert für jedes Unternehmen einrichtet, hat die Vorschläge den hausinternen Programmierern weitergeleitet. "Das Online-Normenmanagement ist kein Produkt von der Stange. Es gibt eine Basisidee, die für viele Anwender nützlich ist. Jeder einzelne Kunde hat natürlich spezielle Bedürfnisse. Auf diese gehen wir nach Möglichkeit ein. So wird die Software mit der Zeit insgesamt noch anwenderfreundlicher."

Qualitätsmanagement leicht gemacht

Ingrid Wimmer / gespag
Credit: gespag

Dipl.-Pflegew. (FH) Ingrid Wimmer arbeitet im Qualitätsmanagement mit dem Schwerpunkt Pflege und leitet unter anderem interdisziplinäre Projekte wie zum Beispiel das gespag-weite Projekt Dokumentation. Sie ist eine der Zugriffsberechtigten und gibt einen Einblick in die tägliche Arbeit mit den effect-Diensten.

Die Dokumentation umfasst sowohl IT-Themen als auch viele Abläufe im Krankenhausalltag. Hier gilt es sorgfältig zu überlegen, wie die verschiedenen Blickpunkte berücksichtigt werden bzw. wo Inhalte optimiert oder zusammengefasst werden können. Die Geburtenstation hat naturgemäß andere Anforderungen als beispielsweise die Unfallchirurgie oder die Pflege multimorbider älterer Personen.

Viele Teilbereiche in den Krankenhäusern der gespag sind ISO-9001-zertifiziert und verwenden jede Menge Normen – ob im Labor für Blutanalyse, in der Nuklearmedizin oder in der Pathologie. Darauf zu achten, dass die Normen von den Mitarbeitern eingehalten werden, ist Aufgabe der Leitung. Sie sorgt für die Implementierung und dafür, dass alle entsprechend eingeschult werden.

Ingrid Wimmer kann sich ihre Tätigkeit ohne effect-Dienste kaum mehr vorstellen. Obwohl Anfangshürden überwunden werden mussten. Sie berichtet: "Wer zum ersten Mal mit Normen arbeitet, muss quasi eine neue Sprache lernen. Aber wenn man die Inhalte, die sozusagen auf einer Meta-Ebene formuliert sind, so durchdacht hat, dass man versteht, was sie mit dem eigenen Betrieb zu tun haben, dann hat man gewonnen. Dann bieten Normen klare Strukturen und eine Richtung. Das erleichtert die Arbeit und verhindert Wildwuchs.

"Ingrid Wimmer arbeitet auch in der Normung mit – in der Arbeitsgruppe 250.03 "Qualitätsmanagement in der Pflege" des Komitees 250 "Qualitätsmanagement in Einrichtungen des Gesundheitswesens" – und schätzt die Erkenntnisse daraus sehr. Dabei hat sie volle Unterstützung der Leitung. "Dabeisein kostet Geld und Ressourcen, aber es ist unabdingbar. Das ist es uns wert!" ist sie überzeugt und erinnert sich: "Bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen ist es unabdingbar auf vorhandene Normen oder ON-Regeln zurückzugreifen. Natürlich denkt man sich bei Normen manchmal, no na, das weiß ich eh, aber es ist gut und hilfreich, wenn Inhalte strukturiert festgehalten sind."